A bérszámfejtés kiszervezése (outsourcing) melletti legjelentősebb érv, a költségcsökkentés:
Jelentős költségcsökkentés érhető el a bérszámfejtési feladatok elvégzése terén, ha munkaviszonyban foglalkoztatott szakember(ek) helyett külső bérszámfejtési szolgáltatást vesz igénybe egy vállalkozás.
Milyen költségek merülnek fel, ha házon belül, munkaviszonyban foglalkoztatunk egy bérszámfejtőt:
- Bérszámfejtő havi bére. A piaci tapasztalatok szerint egy szakképzett, gyakorlott bérszámfejtőnek a garantált bérminimum legalább másfélszeresét kell kifizetni havi bér gyanánt.
- Továbbképzés díja, szakmai portál előfizetési díja. Az ügyvitel terén a bérszámfejtői szakma kívánja meg leginkább a továbbképzést, a napi változások követését, mivel a megszerzett ismeretek igen gyors ütemben vesztik el naprakészségüket.
- Bérszámfejtő szoftver megvásárlása, programkövetési díj. Egy bérszámfejtő szoftver több százezer forint egyszeri költséget jelent, a programkövetés pedig rendszeres díjfizetést igényel, hogy naprakész program álljon rendelkezésére a vállalkozásnak.
- Bérszámfejtői munkahely kialakításának, fenntartásának költségei. Számítógép, operációs rendszer, office programok, irodai rezsi költségek.
Amennyiben a bérszámfejtés kiszervezése mellett dönt egy vállalkozás, a fenti költségek egyike sem merül fel. Velük szemben a legtöbb bérszámfejtési szolgáltatást nyújtó vállalkozás a munkavállalói létszám függvényében számolja a havi díját, melynek nettó összegét a bérszámfejtés összetettsége határoz meg. Ez 2.000 forinttól akár 4.000 forintig is terjedhet munkavállalónként.
A fentieket figyelembe véve kijelenthetjük, hogy 120-150 fő munkavállalói létszám alatt egyáltalán nem éri meg egy vállalkozásnak bérszámfejtőt foglalkoztatnia, mindenképpen érdemes a bérszámfejtés kiszervezése mellett döntenie.
További érvek a bérszámfejtés kiszervezése mellett:
- Speciális bérszámfejtési helyzetek gyors, gördülékeny megoldása
Bérszámfejtési szolgáltatást igénybe véve olyan előnyökhöz juthat egy vállalkozás, melyet saját bérszámfejtő foglalkoztatásával nem tud elérni. A bérszámfejtés kapcsán állandóan váratlan problémák adódnak, különleges esetek, melyeket gyorsabban, szakszerűbben tud megoldani egy olyan vállalkozás, mely ilyen helyzetek tucatjaival találkozik csupán azáltal, mert több vállalkozás bérszámfejtését végzi. Ez az előnye mindig meglesz azzal a munkavállalóval szemben, aki csupán egy adott foglalkozási körben dolgozók bérszámfejtését végzi.
- Folyamatos rendelkezésre állás, kiesésmentes munkavégzés
Saját bérszámfejtő alkalmazásánál probléma a dolgozó helyettesítése. Betegség, váratlan élethelyzet okozta kiesés nagy kockázatot jelenthet egy kis létszámú, (esetleg egy fős) bérszámfejtői csoport működtetése során. Helyettesítés nem megoldható belső átszervezéssel, hiszen a bérszámfejtés tapasztalatát évek során lehet csak megszerezni. A bérszámfejtés csúszása pedig több szempontból is igen káros egy vállalkozásra nézve. Dolgozói elégedetlenség forrása lehet a késve kiadott fizetés, vagy hatósági bírság lehet a következménye egy elmaradt bejelentésnek, időben be nem adott bevallásnak.
- A bérszámfejtési szolgáltatást megrendelő vállalkozás a pénztermelő tevékenységére koncentrálhat
Bérbe adott bérszámfejtés mellett a vállalkozás saját tevékenységére tud koncentrálni. Nem kell elpazarolnia humán erőforrásait, több figyelem maradhat fő tevékenysége kiteljesítéséhez.